Qu'est-ce qu'un PMS de camping, et en avez-vous besoin ?

Un PMS, qu'est-ce que c'est ?

Le mot vient de l'hôtellerie : Property Management System, ou logiciel de gestion de l'établissement. Dans un camping, il fait le travail du grand cahier de l'accueil, mais en mieux rangé :

• le planning : qui occupe quel emplacement ou quel mobil-home, et à quelles dates ;
• les réservations : prises au téléphone, au comptoir ou en ligne, au même endroit ;
• les clients : coordonnées, historique des séjours, demandes particulières ;
• les tarifs et les saisons : prix par nuit, suppléments, haute et basse saison ;
• les paiements : acompte, solde, moyens de paiement acceptés ;
• la facturation et la taxe de séjour : factures conformes, état à reverser à la commune.

On entend aussi parler de « moteur de réservation » : c'est la partie qui permet aux campeurs de réserver eux-mêmes en ligne, sur votre site ou sur un annuaire. Certains logiciels ne font que l'un ou l'autre. D'autres, comme Campernest Pilot, réunissent les deux dans un seul outil.

Les signes qu'il vous en faut un

Un cahier bien tenu fonctionne très bien pour un camping calme, avec une clientèle d'habitués. Un logiciel devient utile quand vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations :

• vous recopiez la même réservation dans le cahier, le tableur et un e-mail de confirmation ;
• vous avez déjà loué deux fois le même emplacement pour les mêmes dates ;
• vous passez vos soirées à répondre « est-ce qu'il vous reste de la place ? » ;
• vous perdez des clients parce qu'ils ne peuvent pas réserver le soir ou le week-end ;
• le calcul de la taxe de séjour vous prend une demi-journée à chaque déclaration ;
• vous relancez à la main les acomptes qui ne sont pas arrivés ;
• plusieurs personnes prennent des réservations et ne voient pas le même planning.

Si vous cochez trois cases ou plus, un logiciel vous fera gagner du temps dès la première saison.

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir

Le prix total, pas seulement l'abonnement

Beaucoup de logiciels donnent leur prix sur devis. Demandez toujours le coût complet sur une année : abonnement, frais de mise en service, commission sur les réservations, options payantes. Une commission de quelques pour cent sur chaque réservation peut coûter plus cher qu'un abonnement.

La prise en main

Vous et votre équipe devez pouvoir l'utiliser sans formation de trois jours. Demandez une démonstration avec vos emplacements et vos tarifs, pas seulement des captures d'écran.

Vos données vous appartiennent

Vérifiez que vous pouvez exporter vos clients et vos réservations, et partir sans être pris en otage. Si le logiciel crée votre site internet, le nom de domaine doit être à votre nom.

Les besoins du terrain

Taxe de séjour, Chèques-Vacances, acompte, conditions d'annulation propres à votre camping : ces points sont spécifiques à l'hôtellerie de plein air. Un logiciel pensé pour les hôtels ne les gère pas toujours bien.

Un logiciel annoncé gratuit vous tente ? Lisez d'abord Logiciel de camping gratuit : ce qu'il faut vérifier.

Et si vous voulez garder votre logiciel actuel ?

C'est possible avec une synchronisation des calendriers (iCal) : chaque logiciel bloque les dates prises chez l'autre. L'abonnement Campernest Pilot+ la prévoit dans les deux sens, sans commission.

Ce que prévoit Campernest Pilot

Campernest Pilot est un PMS et un moteur de réservation en un seul outil. Il se compose de deux parties :

• l'espace gratuit Campernest Pilot, déjà ouvert : votre compte, votre fiche dans l'annuaire, vos photos, le Catalogue de vos emplacements et locatifs, les questions et les avis des campeurs, votre équipe ;
• l'abonnement Campernest Pilot+, qui ajoute le planning, les réservations et les paiements en ligne. Il est pour l'instant sur invitation. Pour en demander une, votre camping doit être vérifié : créez votre compte Campernest Pilot et revendiquez votre fiche, gratuitement.

Un seul abonnement Pilot+, tout inclus, selon la taille de votre camping (emplacements et locatifs comptés ensemble) :

• 0 % de commission sur toutes vos réservations, directes ou via Campernest.
• Sans engagement, 0 € de mise en service. Si vous préférez qu'on configure tout pour vous, la mise en place accompagnée est proposée dès 390 € HT.
• Des campeurs déjà là : votre camping est présenté dans un annuaire de plus de 17 000 campings en France, en Espagne, au Portugal, en Italie et aux Pays-Bas, consulté par des caravaniers et camping-caristes qui cherchent un camping adapté à leur véhicule.